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零細農家がバズった話⑨大事なメールがブロックされた

新規就農者向け

前回の記事は
注文受付を中止、
予約フォームを急遽自作し、
バズりそのものは一旦落ち着きました。
いざ発送作業を始めると、直販はとても手間がかかる!!
JAとか仲介業者のありがたみを
痛いほど感じた、というお話でした。
https://ok-farm.jp/buzz-8/

このお話を最初から読みたいという方は
こちらから
https://ok-farm.jp/buzz-1/

今回から、具体的に起こった
全国発送時のトラブルと
その解決方法を紹介していきます。

早急にご挨拶をせねば!!

注文を300件頂いたものの、
個別にお客様に『注文承りました』
とか、『発送はいつごろになります』
というメールを、
こちらからは全く送っていませんでした。

ですので、お客様によっては
『アレ?注文打ち切られたけど、
 私の注文は間に合ったの?
 もしかしてダメだった?』
と心配になられた方もいるだろうなぁー。

放っておくと
キャンセルとか
トラブルの元だなぁー

と思ったので、
まずは状況報告の連絡メールを
する事にしました。

注文頂いた住所リストをコピーして、
・購入のお礼の挨拶
・発送日は未定ですが

 年内に間に合うようにします
・ご都合が悪ければ

 遠慮なくキャンセルの連絡をどうぞ

などを記入して、
さぁー。送信。
パソコンのエンターキーを押します。

送信完了ー!!
一斉にメールが出来るから楽チンだなぁー。
と思っていたら、

エンターキーを押してから
約10秒後。
ピコーん!
ピコピコピコ
ピコーん!

お、早くもお客様から
了解!のメールかなぁ。

んなわきゃーねぇだろ俺!!!

『メールが届きませんでした』
の連絡でした。

ドコモ、au、ソフトバンクなど、
携帯電話メールを記入された場合、
こちらからのメールが自動でブロックされたり、
迷惑メールフォルダに入ったりして
こちらからは間違いなく送ったのに、
残念ながらお相手には届かなかったようです。

メール連絡をした方約250件のうち
だいたい40件くらい

だったかと記憶しています。

そして、ちょっと考えてみると
次の心配も出てきます。

40件の届かなかった人はもちろん、
210件の送信済みの人も
『こちらのメールは届いてるけど
 来たのに気付かないままの

 人もいるだろうなー』

と考えました。
注文ページで当初案内していたのは、
『4-5日で発送します』
だったので、
悪気がないとはいえ、
メールが届かない&見ていない人からしたら
『おーい!ごぼうが届かないぞ!』
という気分になるだろうなぁと思ったのです。
大量発送だけでもてんやわんやなところに、
キャンセルや、トラブルで、事務処理が増えるのは
なるべく避けたいので
次に『メール未読率』を下げようと動きました。
その方法とは!?

Googleフォームで「未読」はほぼ解決

困った時のGoogleさまです。
注文ページを作る時にもお世話になった
『Googleフォーム』というアンケート機能を使って

『このメール
 (OKファームからのメール)が
 無事に届き、読まれた方は
 『届いた』にチェックをつけて
 送信ボタンを押して下さい』


というアンケートを作ったのです。
コレの作り方はまた後日紹介しますねー。
(準備中)

お客様がメールを読み、
メールに書いてあるリンクをクリック。
名前とメールアドレスを入力してもらい、
送信ボタンを押す。

そうすると、OKファームの集計ページに
「○○さん
 アドレス××
メールが届きました 」
という連絡がくるワケです。

ちょっと手間でしたが、
注文時に頂いたお客様リストと
その「届きました」リストを照合して、
誰に届いた、届いてないを確認します。

エクセルとか、スプレッドシートとかの
表計算ソフトに詳しい方なら、
この照合作業も自動でできるかもしれませんが、
あまり手間も取れなかったので、
それは今回はやめて、
「表計算の「文字列の検索機能」(CTRL +F)」を使い、
送られてきたメアドとお名前を照合していきました。
(パソコンに詳しくない方は
 ちょっと説明不足ですがご容赦下さい)

これで、200ー210件くらいの
「メールはちゃんと届いたけど
 見たかどうか分からない」
という人への取り急ぎの
連絡は完了です。

ドキドキしながら待機していると
パソコンやスマホに「回答がありました」の
通知が入ります。

すぐアンケートを送ってくれる人もいれば、
メールを毎日見ないという方もいらっしゃったようで、
1週間くらい経ってから「すみません今日メールを見ました」
というメッセージとともに、
確認連絡をくださる方もいらっしゃいました。

210件送った確認メールのうち、
最終的におそらく180件くらい?は
回答がありました。
お名前とメールアドレスだけとはいえ、
注文した後に再び連絡するという手間に
ご理解下さったお客様に感謝です・・・。

という事は、70人近くメールを読んでいない

180人の方とはメールで連絡が取れるという事は分かりましたが、
逆にいうと
メールが届いていない人
40人
メールは届いたけど読んでない人
30人
くらいの対応を考えねばなりません。

うーーむ。
うーーむ。
どうしよう。

あ、アレがあったわ!!!
アレとアレだ!!

できればSNS、最悪はSMS

紛らわしいアルファベットですよね(笑)
SNSと
SMS。
SNSというのは、ご存知Twitterや
インスタグラム、Facebookなどの事。
頂いた注文ページのお名前などに
自由記入でSNSのアカウントを記入する方も
いらっしゃったので、
メールが届かない方も、
DMやメッセンジャーなどで
無事に連絡を取ることができました。

そしてスマホではなく
パソコンから注文されている方は
連絡先は携帯電話の番号と、
ドコモなどの携帯メールを利用していました。
そういった方には
SMSを使いました。
昔でいう所の
ショートメール
Cメール
スカイメール
(Jフォンとか分かる方います?(笑)
です。

電話番号を使ったメールなので、
基本的にはブロックされることも無く、
ガラケーにもちゃんと届きます。
長い文章が送れない
一斉送信ができない
という点はちょっと厄介でしたが
不要な挨拶を除き
迷惑メールフォルダを確認してください
届いてなければ、このままSMSでやり取りします
最悪、電話で連絡します
という内容を伝えました。

10年くらい前までは、
SMSは同じケータイ会社でないと送れない
という、日本独自の謎の縛りがあり、
全く使えないツールでした。
高校時代に
JフォンーJフォンなら
スカイメールを送りあっていたけど、
相手がドコモとかになると
ロングメールとか、スーパーメールとかいう
俗にいうキャリアメールでないと送れないという
不便さが懐かしいです(笑)

しかし
キャリアの垣根を越えた連絡ができるようになってからは、
実は1番相手に届きやすい連絡方法なのでは?
と個人的には思っています。

SMSでの連絡は一斉送信ができないので、
個別に電話番号を入力をする点は少し大変でしたが、
ほとんどの方にメールが届き、メール未達はほぼ無くなりました。

最終手段は電話!!!

SMSも届かない方、
固定電話を連絡先にしている方も数名居られました!!!
そういった方は直接電話しかないですね。
5人くらいかな?
不在だったり、留守番電話だったりする方はいましたが
最終的には無事にやり取りでき、ミッション完了です。


余談になりますが、メール送信にしろ、電話連絡にせよ、
「変な業者とか詐欺グループ」とかがいなければ
もっとスムーズに出来るだろうになぁ…
と思ったりしました。
変な業者が広告メールを過剰に流したり、
詐欺グループが怪しい電話をかけたりするから
知らない番号からの電話に出ないとか、
メールブロックの基準が厳しくなったりするんだよ!!!
詐欺グループ滅べ!!!と心から思った2020年の12月でした。

これで発送に専念できる!!!

実際には
確認のアンケートメールを送ってから
返事が来るまで1週間くらいかかったりなど、
発送初日に全ての懸念が払拭されたわけではないんですが、

「よし!!!ここまで連絡するのに手間と時間を割いたんだから、
 自信を持って対応できるぞ!!!」
という気持ちになりました。

この記事の冒頭で述べたように
「おい!注文したのに商品が届かないぞ!!
 そもそも注文はちゃんと通ってるのか!?」
という、メール未読の方のお客様から急に電話があっても
「メール連絡、SMS連絡、電話連絡
 試せる連絡は全てしましたが、
 それでも繋がらなかったので、そこはご容赦下さい」
と、強気で対応できるなと思ったのです。


メールを送ったとか送らないとか
連絡が遅いから!!というような
事務的な部分でのキャンセルとかトラブルは
本当にお互いいいことがないですからね。
「広島のごぼう農家を応援したのに、
 イライラさせられたわ!!!嫌な年末年始になったわ!!」
と言われるのも嫌なので、こういったところには
気を遣いました。

産直ECサイトのありがたみも再確認

前回の記事で、
「JAは有難みが分かるなぁ」と紹介しましたが、
最近では、インターネット通販においても
農産物、水産物の販売に特化したサイトが多々あります。
食べチョク、ポケットマルシェなどなど・・・
手数料はかかりますが、
お客さんとの連絡調整や
お金のやり取りなどの負担がだいぶ軽減できます。
コストなどの問題はありますが、
そういったサイトを上手に見つけておいたり、
使えるようにするのも
今後の農家の必須スキルになるかもしれませんね。

次回予告:地獄のサイン会

さぁ!!
連絡がつかないということは無くなったので、
次は何しようか!!!
そうだ!!まずは送り状を書かなきゃ


送り状!おく・・りじょ・・・え?
250枚の送り状…?
え?まさか手書き?
え?何時間かかるのコレ?

次回は送り状について色々お話しします!!!
零細農家がバズった話⑩送り状大量作製について
https://ok-farm.jp/buzz-10/

このお話を最初から読みたい方はこちらから
零細農家がバズった話①バズる前夜
https://ok-farm.jp/buzz-1/

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