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零細農家がバズった話⑩送り状を作る時のポイント【直販・ネット通販・発送ミス】

前回の記事は
お客様に注文の確認メールを
送ったのに、ブロックされて届かない。
アンケート機能や、
SNSとSMSを駆使して
何とか連絡がつきました
というお話でした。https://ok-farm.jp/buzz-9/

このお話を最初から読みたいという方は
こちらから
https://ok-farm.jp/buzz-1/

今回は、約250枚の
送り状作成について。
発送ミスを減らすには?
送り状を効率的に作成するには?
についてお話しします。

ウゲェー。初日の事は
思い出しただけでも
ちょっとイヤになります(笑)

発送ミスを防ぐカギは送り状

次に取り組んだのが、
送り状を事前に
全て用意することでした。

直接販売をやっていく上で
予想される発送ミスとして、
中身の入れ間違え(数量間違え等)
書類などの入れ忘れ
住所間違え
納品日間違え
などがあります。

あくまで私の考えですが、
直接販売で、
絶対に
『入れ忘れが
 起こらないもの』
って、送り状だけなんですよ。

当たり前のような事を言いますが
『商品は届いたけど、
 レシピを書いたメモが

 入ってなかったよ!!』
という苦情の電話が
かかる可能性はありますが、
『商品は届いたけど、
 送り状が貼ってなかったよ!!』
という苦情はあり得ないわけです。

(違うイメージで言うと、
『クルマで職場まで通勤したけど、
 クルマの鍵を家に忘れちゃった!』
って事はあり得ないわけです

それとは別の問題として
送り状を書き間違えていたら
宛先不明で届かない
中身が足りなくて再送する必要な出てくる
などなど、トラブルは一向に無くなりません。

つまり、
発送ミスを減らすために
まず必要なのは
送り状を完璧に仕上げること!!

OKファームは考えました。

ただし、
その送り状の総数
約250枚…
1枚1分で手書きしたとしても
250分?
…4時間オーバー?
え?マジ?
明日から収穫作業が
ちょーー忙しいんですけど。
さぁー、どうすっかなー?

うーーん…郵便局…うーん…

話すと長くなるので、
色々と端折って説明しますが…

OKファームはここ3ー4年、
郵便局の『ゆうパック』を使って
野菜を発送していました。
『ゆうぷりR』という、
手書きじゃなくて、
パソコンで送り状を作る
システムがあるにはあるのですが、
コレがめちゃくちゃ
使いづらい仕様になっていまして…

ハッキリ言って、
ウチのパソコンに導入するのが
大変だったので、
ずっと手書きでやっていました。
バズった後に
改めて郵便局に問い合わせしましたが、
導入するために
コールセンターに問い合わせしたり、
複雑な対応が必要…ということでした。
(正直、パソコンにアプリを導入するのに
 コールセンターに連絡しないといけない、
 というのはかなり効率悪いなーと思いました)

多分、アプリの導入にコールセンターとの対応を入れて
数時間はかかるかなぁ?と思ったので
今回はパス!!!

という事で
はじめのうちの50枚くらいは
手書きする事にしました……。

OKファーム、地獄のサイン会

12月10日、11日あたりは
昼間は収穫、
帰宅してから発送作業の
予定確認をしつつ、
送り状を書く…ということを
やっていました…

この「バズった」シリーズで
ほぼ毎回出てきます、
色々とアドバイスをくれる
頼れる存在、アパラボ氏。
その時の彼とのやりとりがこちらです。

初日ー2日目くらいまでは、
アイドルのイベントばりに
サイン(宛名)書きを
がんばりました(笑)

そして
流石にコレは腱鞘炎になると思い、
パソコンでの送り状発送に
切り替える事を決意。


前述の通り、
郵便局の「ゆうぷりR」は使えない
可能性が高かったので、
クロネコヤマトに
発送業者を切り替えました。

クロネコヤマトの
「ヤマトビジネスメンバーズ」なら
オンラインで送り状作製が可能なので、
ネット環境とプリンターさえあれば、
どこでも送り状作成が可能とのこと。

しかも、嬉しい誤算として、
OKファームの契約の場合
郵便局よりも
地域によっては送料が安くなる、
また、集荷の段取りや
手間などが郵便局よりも
時間のロスが少ない。
(私の地域だけの話かもしれませんが
 郵便局が10分くらいかかる集荷作業が
 ヤマトの場合は2〜3分で終わるので
 待ち時間が短くて済みました)

などなど
今回の場合は
メリットの方が多いと思ったので 
メイン出荷を、ヤマトに切り替えました。
これに関しては本当に
いい判断だったと思います。

ネットショップのBASEや
Googleフォームというページで作った
お客さんの住所などを、
エクセルにコピー。
ちょっと情報を
並べ替えたり
整理したりして
クロネコヤマトの
送り状印刷サービスに
住所ファイルを投げ込むと、
簡単に送り状が作れるようになりました。
これで約150枚の送り状作成が終了。
ありがとうヤマト運輸様…。
サイン会は卒業です!(笑)

配送業者が2つあってよかった

話は少しそれますが、
リスク分散的な意味と、
相見積もりを取る時の都合で、
OKファームは
郵便局とヤマト運輸の両方と契約していました。
リスク分散といいつつ、
大して意味はないだろうなぁー
と思っていました。
しかし!!!
・トータル送料を節約
・送り状、集荷時の時間節約など、
・出荷にかかる時間を削減
このような事がヤマトと郵便局を使い分けることにより
可能となったわけです。
大ピンチになった時に、
選択肢を多めに用意しておくことで、
効率化することができました!!!
本当にヤマトとゆうパック
両方と契約しておいてよかったです。

ありがとう!!過去の俺!!

印刷した送り状に手書きメモ

Googleフォームを使った注文フォームと
BASEというオンラインショップに
送ってもらったお客様情報を
150枚ほど印刷しましたが、
お客様の入力ミスなどの場合もあるので、
ザックリ郵便番号や住所を目視で確認。
それと並行して、
備考欄に必要な情報を記入。
『近所の人と分けるので、
1kgを4つに分けて下さい』
なら、
『250g x 4』と書いたり、
『時間指定、日時指定』
『リーフレット●枚』
など、特記事項を送り状に
手書きしていきます。

時間指定、日時指定については、
印刷前にパソコンで
入力も出来るんですが、
発送の日時や曜日によって
時間が変わる方もいました。
そして、印刷前に
時間記入欄を
カチカチクリックするのも
逆に大変だったので、
先に時間指定無しで印刷して、
手書きで書き加えました。
こういった所に
柔軟に対応して下さった郵便局
ヤマト運輸のスタッフさんにも感謝ですね。

次回予告:それでも起こった発送ミス

しゃあー!!発送間違えゼロで
最後までいくぞ!!
と思って、発送作業に臨みましたが
1週間でミスが発生します。
しかも結構大き目のミス…。

どういった発送ミスが起こったのか?
そして、何故そのミスが起こったのか?
それはまた次の記事でご紹介します!!


このお話を最初から読みたい方はこちらから
零細農家がバズった話①バズる前夜
https://ok-farm.jp/buzz-1/

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